Beispiel & Muster Stellenanzeige Sekretärin: Stellenbeschreibung richtig formulieren

Sie suchen eine Sekretärin (m/w/d)? Keine einfache Aufgabe in Zeiten des Fachkräftemangels. Allein im Raum Stuttgart finden sich in der Jobbörse Stepstone aktuell über 200 Stellenanzeigen. Damit Ihre Stellenanzeige aus der Masse heraussticht und sich die passenden Kandidaten melden, muss die Stellenanzeige attraktiv gestaltet sein.

In diesem Beitrag finden Sie neben dem Muster der Stellenanzeige für eine Sekretärin (m/w/d) auch ein ausgefülltes Beispiel und erfahren, welche Fehler Sie in Ihrer Stellenbeschreibung vermeiden sollten.

Die kirschwerk Stellenbeschreibung Vorlage/Muster für eine Sekretärin können Sie sich kostenlos herunterladen – sowohl als PDF und als .docx (Word).

Auf unserer Webseite finden Sie viele Muster und Beispiele für die perfekte Stellenanzeige. Doch eine Vorlage allein macht noch keine attraktive Stellenanzeige.

Benötigen Sie Hilfe, um Ihre individuellen Vorteile als Arbeitgeber deutlich zu machen? Möchten Sie eine Stellenanzeige schalten, bei der Sie mehr passende Bewerbungen erhalten und dabei zugleich Budget für teure Anzeigen sparen? Möchten Sie dieses Muster mit individuellem “Leben” füllen und mit weniger Budget die richtigen Mitarbeiter finden? 

Dann buchen Sie Ihren kostenlosen Kennenlerntermin. Erfahren Sie, wie die Expertise von kirschwerk Sie unterstützt!

Viele Muster-Stellenanzeigen sind nichtssagend und einfach langweilig. Nicht so bei kirschwerk, denn wir wissen genau, was Mitarbeitern wichtig ist!

Negativbeispiel aus der Praxis: Stellenanzeige für eine Sekretärin

Sekretärin (m/w/d) ab sofort gesucht! (Sekretär/in)

Wir suchen für unser kleines Unternehmen in Musterhausen eine/n Sekretär/in (m/w/d) zum Beginn ab sofort.

Eine Ausbildung ist nicht zwingend von Nöten, es wäre aber wünschenswert wenn bereits Erfahrung im Bereich Büro und Verwaltung vorhanden wäre.

Die Hauptaufgaben liegen im Bereich Rechnungen und Aufmaße schreiben und allgemeine Verwaltung des Büros.

Erweiterte Kenntnisse: Betriebssystem Macintosh Mac OS X Server, Betriebssystem Macintosh Mac OS X, Betriebssystem iOS

Es besteht nach Absprache die Möglichkeit zum Home-Office.

Bei Interesse melden Sie sich bitte telefonisch bei Herrn Mustermann.

Max Mustermann Bau GmbH
Herr Mustermann
Musterstraße 10
60000 Musterstadt
Tel: 01234 / XXXXX

Warum ist diese Stellenanzeige sehr wahrscheinlich nicht erfolgreich?

Die Gründe sind vielfältig. Mehr dazu weiter unten. Gehen wir zunächst auf den wichtigsten Punkt ein: 

Der größte Fehler in Stellenanzeigen:
Die Anzeige beschreibt nicht, was Mitarbeitern im Job wirklich wichtig ist. Dazu gehören auch die Vorteile des Unternehmens, die dieses seinen Mitarbeitern bietet. 

Können Sie herauslesen, wie der potenzielle Arbeitgeber in der Stellenanzeige oben die folgenden Punkte beachtet, die Mitarbeitern wirklich wichtig sind?

  • “Sich bei der Arbeit wohlfühlen”
  • Anerkennung, Vertrauen und Wertschätzung des Mitarbeiters vom Vorgesetzten und vom Team
  • Atmosphäre
  • Die Möglichkeit zur Mitbestimmung
  • Selbstbestimmt arbeiten
  • Stimmige Firmenkultur
  • Wahrnehmung des Individuums

Eher nicht. Leider stehen diese Punkte in den wenigsten Stellenbeschreibungen. Dabei sind das Punkte, die Mitarbeitern sehr wichtig sind! 

Und diese Punkte müssen wir aufnehmen, wenn wir in Bereichen des Fachkräftemangels punkten wollen. Insbesondere dann, wenn wir als kleines oder mittelgroßes Unternehmen (KMU) nicht das Gehalt zahlen können, das Konzerne bieten.

Das kirschwerk Muster für eine Stellenbeschreibung für eine Sekretärin

Jobtitel 1/Synonymer Jobtitel Branche: Produkte (m/w/d)

Hier steht mehr zum Unternehmen, z.B. in welcher Branche Ihr Unternehmen ist, wie viele Mitarbeiter und Standorte Sie haben, wann das Unternehmen gegründet wurde, wo und welche Produkte/Dienstleistungen Sie anbieten, sowie weitere Hintergründe/Details, die Interesse wecken.

Ihre/Deine Aufgaben bei uns

Sie sind/Du bist verantwortlich für den/die Bereich/e:

  • Aufgabenbereich
      • Detail des Aufgabenbereichs
      • Detail des Aufgabenbereichs
      • Detail des Aufgabenbereichs
      • Detail des Aufgabenbereichs
    • Aufgabenbereich
      • Detail des Aufgabenbereichs
      • Detail des Aufgabenbereichs
    • Aufgabenbereich
      • Detail des Aufgabenbereichs

Das bringen Sie /bringst Du mit

  • Anforderung 
  • Anforderung 
  • Anforderung 
  • Anforderung 
  • Anforderung 
  • Anforderung 

Optionale Erfahrungen, die Sie mitbringen/Du mitbringst

  • z.B. benötigte Ausbildung oder Studium im Bereich Beispiel, Beispiel, Beispiel oder Ähnlichem
  • Z.B. Gruppenleitung im Ehrenamt
  • z.B. Hinweis auf Möglichkeiten für Quereinsteiger oder Ähnliches

Was Sie/Du von der Mustermann GmbH erwarten dürfen/darfst

  • Vorteil, z.B. Flexible Arbeitszeiten/Gleitzeit
  • Vorteil, z.B. Nennung eines attraktiven Gehaltes
  • Vorteil, z.B. die Möglichkeit, einen Hund ins Büro mitzubringen
  • Vorteil, z.B. kostenlose Getränke und Obst
  • Vorteil, z.B. Nennung von überdurchschnittlich vielen Urlaubstagen pro Jahr
  • Vorteil, z.B. die Karrierechancen
  • Vorteil, z.B. eine familiäre Atmosphäre mit flachen Hierarchien
  • Vorteil, z.B. eine abwechslungsreiche Tätigkeit
  • Vorteil, z.B. bezahlte Fortbildungen
  • Vorteil, z.B. Feedbackgespräche einmal pro Quartal
  • Vorteil, z.B. die Möglichkeit nach Absprache im Home Office zu arbeiten
  • Vorteil, z.B. ein Firmenwagen
  • Vorteil, z.B. betriebliche Altersvorsorge oder eine betriebliche Berufsunfähigkeitsversicherung

Fühlen Sie sich/Fühlst Du Dich angesprochen? Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen/Dann lass uns kennenlernen: +49(0)15XXXXXXX

Senden Sie/Sende uns gerne Ihre/Deine Bewerbung an

Max Mustermann
Muster GmbH
m.mustermann@mustergmbh.de
+49(0)15XXXXXXX

Sehen Sie, welche der Listen am längsten ist? Die der Vorteile. Wer die Auswahl zwischen 200 Jobs hat, wird den wählen, der am meisten zu bieten hat. 

Hier erhalten Sie die kirschwerk Muster-Stellenanzeige für eine Sekretärin als Download (Du & Sie-Form) – als PDF und in .docx (Word).

Sie möchten dabei professionell unterstützt werden, dieses Muster mit “Leben” zu füllen und mit weniger Budget die richtigen Mitarbeiter zu finden? Buchen Sie Ihren kostenlosen Kennenlerntermin, um zu erfahren, wie das kirschwerk Sie dabei unterstützt!

Wie sieht für uns von kirschwerk die perfekte Stellenanzeige für eine Sekretärin aus?

Das Ergebnis einer optimierten Stellenanzeige:

Ein StartUp im Bereich des E-Commerce hat uns mit der Optimierung einer Stellenanzeige für einen Projektmanager in der Supply Chain beauftragt

Das Resultat: 

  • 40 % mehr Bewerbungen 
  • in 40 % weniger Zeit 
  • um 50 % reduzierte Werbekosten für die Stellenanzeige 

Ein Ergebnis, das sich sehen lässt!

Hier ist unser Beispiel für eine Stellenbeschreibung für eine Sekretärin

Sekretär/in (m/w/d) / Assistenz im Büro (Vollzeit, Homeoffice möglich)

Wir sind ein kleiner Handwerksbetrieb aus dem schönen Musterhausen, der 1995 von Fliesenlegermeister Max Mustermann gegründet wurde. In unserem Betrieb arbeiten insgesamt 7 Mitarbeiter, darunter Fliesenleger, Vorarbeiter und Auszubildende. Für Kunden aus der Region sind wir für Fliesenlegearbeiten aller Art von Kleinaufträgen bis zu großen Wohnanlagen tätig und übernehmen auch die Koordination mit weiteren beteiligten Partnerfirmen. 

Ihre Aufgaben bei uns

  • Sie kümmern sich um administrative Aufgaben rund um unser Geschäft
    • Posteingang und -ausgang prüfen
    • Termine planen und organisieren
    • Informationen bei Kunden einholen und aufbereiten
    • Rechnungen und Aufmaße schreiben und versenden
  • Sie sind der erste Ansprechpartner für unsere Kunden
    • Telefondienst bei Abwesenheit des Chefs 
    • Schriftverkehr nach außen zu Kunden und Lieferanten abwickeln
    • ggf. Kunden im Büro empfangen

Das bringen Sie mit

  • eine Ausbildung ist nicht notwendig, die Motivation, etwas Neues zu lernen, ist ausreichend
  • strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • kommunikative Art und freundlicher Umgang
  • gute bis sehr gute Kenntnisse von MS-Office (Word, Excel, Outlook)

Optionale Erfahrungen, die Sie mitbringen

  • erste Erfahrungen im Bereich Büro und Verwaltung
  • Erfahrung im Umgang mit macOS und iOS

Das können Sie von Max Mustermann Bau erwarten

  • unbefristete Anstellung in Vollzeit
  • Möglichkeit zum Homeoffice nach entsprechender Einarbeitung
  • kostenlose Teilnahme an Weiterbildungen
  • Mitarbeiterparkplatz vor Ort
  • 5 Tage Zusatzurlaub
  • betriebliche Altersvorsorge
  • Hund kann mit ins Büro genommen werden
  • keine Arbeit am Wochenende und nach 17 Uhr
  • interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
  • Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Gehalt von mindestens XX.XXX Euro brutto pro Jahr, je nach Qualifikation
  • familiäre Atmosphäre und netter Umgang untereinander

Rückfragen zur Stelle oder unserem Unternehmen beantwortet Ihnen Herr Mustermann gerne telefonisch unter: 01234 / XXXXX

Bei Interesse senden Sie Ihren Lebenslauf (Anschreiben ist nicht notwendig) bitte an Herrn Mustermann: m.mustermann@mustermann-bau345.de

Max Mustermann Bau GmbH
Herr Mustermann
Musterstraße 10
60000 Musterstadt
Tel: 01234 / XXXXX
Mail: m.mustermann@mustermann-bau345.de

Wie können Stellenanzeigen wirklich interessant gestaltet sein?

Was haben wir getan? Wir haben uns die Stellenanzeige für eine Sekretärin aus Bewerbersicht angeschaut! 

Der Prozess:

  • Jobtitel konkretisiert und attraktiver gestaltet. Die Bezeichnungen können sehr vielfältig sein:
    • Sekretärin oder auch: Büroassistentin, Mitarbeiterin Sekretariat, Assistentin Bereich XY, kaufmännische Fachkraft / Assistentin, Fachangestellte / Fachfrau für Bürokommunikation, Teamassistentin, Projektassistentin, …
    • Jeder Begriff beschreibt wahrscheinlich den gleichen Job oder einen Teil des gleichen Jobs. Recherchieren Sie auf den Jobbörsen, welcher der Begriffe am meisten benutzt wird. Verwenden Sie diesen Begriff oder die zwei häufigsten.
    • „Sekretär/in (m/w/d) / Assistenz im Büro (Vollzeit, Homeoffice möglich)“ bringt Ihnen passendere Bewerber, als „Sekretärin (m/w/d) ab sofort gesucht! (Sekretär/in)“. Beschreiben Sie das Tätigkeitsfeld möglichst konkret.
  • Mehr über das Unternehmen geschrieben (Unternehmensgröße, Leistungsspektrum, Gründungsjahr, etc.).
  • Angst vor Überforderung genommen, die Aufgaben klar geregelt und nicht nur mit einem Überbegriff (allgemeine Verwaltung) beschrieben.
  • Unnötige Anforderungen gestrichen (z.B. abgeschlossene Ausbildung).
  • Gehalt in der Stellenanzeige genannt, um die Karten auf den Tisch zu legen. Das spart Arbeitgeber und Arbeitnehmer Zeit.
  • Und der wichtigste Punkt: Vorteile des Unternehmens als Arbeitgeber deutlich gemacht. Benennen, was Mitarbeitern wirklich wichtig ist, z.B. flexible Arbeitszeiten, Kinderbetreuung, bezahlte Fortbildungen, ein attraktives Gehalt, etc.

Auf unserer Webseite finden Sie viele Muster und Beispiele für die perfekte Stellenanzeige. Doch eine Vorlage alleine macht noch keine attraktive Stellenanzeige. Nutzen Sie unseren Service, um Ihre individuellen Vorteile als Arbeitgeber deutlich zu machen und eine Stellenanzeige zu schalten, mit der Sie mehr passende Bewerbungen erhalten.

40 % mehr Bewerbungen – in 40 % weniger Zeit – um 50 % reduzierte Werbekosten für die Stellenanzeige: darum setzen Unternehmen auf das kirschwerk, um für die passenden Mitarbeiter sichtbar zu werden!

Eine Vorlage mit Leben zu füllen ist nicht einfach! Buchen Sie Ihren Kennenlerntermin und erfahren Sie, wie Sie mit einer optimierten Stellenanzeige in kurzer Zeit und mit weniger Budget für die richtigen Mitarbeiter sichtbar werden!

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