Gastbeitrag: QM und Personalwesen – Was Qualitätsmanagement mit dem Personalwesen in Arztpraxen zu tun hat

Personalmanagement, Qualitätsmanagement… Überall wimmelt es nur so von Management-Systemen. Auch in Arztpraxen natürlich! Ist das denn alles dasselbe? Oder gibt es da Unterschiede? In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über Inhalte und Nutzen eines Qualitätsmanagements in Arztpraxen und wie dieses mit dem Personalwesen zusammenhängt.

Worum geht es beim Qualitätsmanagement für Ärzte?

Das wichtigste zuerst: Qualitätsmanagement (kurz QM) ist seit 2005 für alle Kassenärzte gesetzlich gemäß § 135 a SGB V vorgeschrieben. Neu gegründete Praxen haben 3 Jahre Zeit, bis sie ein vollständiges QM-System vorweisen können müssen. Übernimmt ein Arzt eine Praxis, sollte er idealerweise bereits ein QM vorfinden.

An sich kann man unter QM einen übergeordneten Dachbegriff verstehen, unter dem ganz viele verschiedene Aspekte gebündelt werden. Je nach Branche können QM-Systeme sehr verschieden aussehen. Eine entsprechende Richtlinie des G-BA (Gemeinsamer Bundesausschuss) führt deshalb etwas weiter aus, worum es beim QM in Arztpraxen mindestens gehen sollte: Zu den Themen gehören z.B. Arbeitsanweisungen, Teambesprechungen und Schulungen, aber auch die Einhaltung relevanter Gesetze wie das Infektionsschutzgesetz (Hygiene), der Datenschutz, der Arbeitsschutz und der Umgang mit Medizingeräten und -produkten.

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Der Nutzen eines Qualitätsmanagement-Systems für Ihre Arztpraxis

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung können Arztpraxen spürbar von einem QM-System profitieren. Denn dadurch erhalten Sie eine sehr gute Organisations- und Ordnungs-Struktur. Mithilfe der Werkzeuge wie Checklisten, die das QM bietet, werden Abläufe und Aufgaben in eine sinnvolle, hilfreiche Reihenfolge gebracht – auch bekannt als Prozessmanagement. Darüber hinaus werden auch gesetzlich geforderte und andere interne Dokumente in einem nützlichen Ablagesystem zusammengeführt, sodass sie schnell zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. So herrscht in allen Bereichen der Praxis Ordnung.

Durch die geregelten Abläufe bietet das Qualitätsmanagement den Mitarbeitern im Umgang mit den Patienten, aber auch in der internen Zusammenarbeit (klare Verantwortlichkeiten, eindeutige Aufgabenverteilung) und in der Unterstützung für den Arzt die nötige Orientierung, wie die Dinge gemacht werden sollen. Das gibt Ihnen Rückhalt und dadurch Sicherheit.

In einem QM-System werden Informationen ein für alle Mal und für alle Mitarbeiter jederzeit einsehbar und verbindlich festgelegt. Es dient als Wissensdatenbank und hält auch Dokumentenvorlagen bereit, die vielleicht seltener zum Einsatz kommen, dann aber sehr wichtig sein können, z.B. die Checkliste bei Neu-Einstellung.

Die Verbindung von QM und Personalmanagement in Arztpraxen

Da es übergeordnet in einer Arztpraxis nur ein Management geben sollte, also eine einheitliche Leitung – auch durch mehrere Personen -, ist es zu empfehlen, dass das Qualitäts- und Personalmanagement nicht unabhängig voneinander stehen. So bietet es sich an, dass das Personalmanagement ein Teil des übergeordneten QM-Systems ist, quasi ein Kapitel oder Modul. Denn sowohl im Qualitätsmanagement als auch im Personalmanagement sollte es darum gehen, sich um eine hohe Qualität in der Praxis und im Umgang mit den Menschen zu bemühen. So greift das eine in das andere – und es gibt nur eine übergeordnete Ablagestruktur, in der jeder das findet, was er braucht, unabhängig vom Thema.

So können dann auch Vorlagen für das Personalwesen leicht auffindbar abgelegt werden, z.B. Vorlagen für Stellenausschreibungen, für Stellenbeschreibungen / Arbeitsplatzbeschreibungen, für Einarbeitungspläne und Mitarbeitergespräche.

Qualitätsmanagement hilft im Bewerbermanagement, auch in Arztpraxen

Der kirschwerk Tipp für erfolgreiches Personalmanagement in Arztpraxen

Um qualifiziertes Personal für Arztpraxen zu gewinnen und auch zu halten, braucht es ein gutes Personalmanagement, vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel. Wer immer wieder Stellenanzeigen ohne Erfolg schaltet, für den empfiehlt sich der kirschwerk Podcast und ein kostenloser Kennenlerntermin mit dem kirschwerk Experten für Personalmarketing, Malchus Kern: Gern prüft er mit Ihnen, wo noch Potenzial besteht, damit Sie zukünftig mehr und qualifizierte Mitarbeiter finden und halten können. Diese Fallstudie unseres Kunden, eine Zahnarztpraxis aus Brühl, zeigt auf, wie viel Erfolg das mit sich bringen kann. 

Hilfreiche Checklisten, die für Ihr Qualitätsmanagement und Personalwesen dienlich sein können, finden Sie auch in unserer Personalmanagement-Bibliothek sowie in unserem Onlinekurs “Erfolgreiches Online-Recruiting”: Mit diesem erhalten Sie einen kompletten Leitfaden, wie Sie Stellenanzeigen und Karrierewebsite optimieren.

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