Büroausstattung: Mit welchen Kosten du pro Arbeitsplatz rechnen musst

Checkliste mit allem, was du als Gründer benötigst, um dein Büro einzurichten

Das Budget eines jungen Unternehmens oder Start-ups ist oft knapp bemessen. Insbesondere die Kosten für die Büroausstattung können schnell unübersichtlich werden und zu einem erheblichen Posten werden. Wie du deine finanziellen Ressourcen am besten nutzen kannst und dabei den größten Mehrwert für dein Unternehmen erzielst, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Büroeinrichtung komplett: Wie viel die Büroausstattung wirklich kostet

Die Kosten für die Büroausstattung pro Arbeitsplatz können schnell unübersichtlich werden und einen erheblichen Posten im Budget eines Unternehmens einnehmen. Um dein Budget bestmöglich nutzen und verwalten zu können, benötigst du zunächst eine möglichst genaue Auflistung aller anzuschaffenden Gegenstände, um dein Büro richtig einrichten zu können. Die hängen natürlich von Größe und Art deines Betriebs, deinem Produkt und nicht zuletzt den räumlichen Bedingungen ab. Unabhängig davon, ob du ein kleines Start-up gegründet hast oder bereits ein etabliertes Unternehmen leitest – einige grundlegende Arbeitsmittel werden in jedem Büro benötigt. Damit du dir einen ersten Überblick über alle anfallenden Kosten verschaffen kannst, haben wir dir hier einige Beispiele sowie eine Checkliste für deine Büroeinrichtung aufgelistet.

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Möbel: Die Kosten für Büromöbel können je nach Branche, Art und Qualität stark variieren. Einige Basics sind jedoch in nahezu jedem Büro nötig:

Schreibtisch (ca. 100 € – 500 €)
Je nach persönlichen Vorlieben und Ansprüchen kann ein ergonomischer oder höhenverstellbarer Schreibtisch Sinn ergeben, wobei in diesem Segment selten Schreibtische unter 100 € zu finden sind. Die Investition lohnt sich vor allem, wenn mehrere Stunden täglich am Schreibtisch verbracht werden. Es gibt unglaublich viele Anbieter für ergonomische Schreibtische, einer der bekanntesten ist Flexispot. Empfehlenswert, besonders für Gründer, ist der Einkaufsführer von Flexispot*. Designtechnisch sind auch die ergonomischen Schreibtische von DESQUP* einen Blick wert. Wenn dein Fokus mehr auf “preiswert” und weniger auf dem Design liegt, dann schau bei Office Discount* vorbei.
Bürostuhl (ca. 50 € – 500 €)
Ebenso kann ein ergonomischer Bürostuhl zur Gesundheit und zum allgemeinen Wohlbefinden beitragen. Ob ein Schreibtischstuhl ergonomisch sein muss oder nicht, hängt davon ab, wie viele Stunden man täglich auf ihm verbringt: Ab vier Stunden täglicher Sitzdauer ist eine Anschaffung empfehlenswert. Eine große Auswahl bietet Ergotopia*. Wer es gerne bunt mag, dem sei der Shop von raumweltenheiss* empfohlen.
Regale (ca. 50 € – 200 €)
Abhängig von Raumgröße, dem spezifischen Design und den zu lagernden Gegenständen können Büroregale im Preis stark variieren. Fündig wirst du definitiv bei IKEA. Wenn es etwas schicker sein soll, dann bieten sich auch die amazon warehouse deals* an. Auch raumweltenheiss ist eine gute Wahl*.
Konferenztisch (ca. 200 € – 1.000 €)
Um dein Büro sinnvoll einrichten zu können, musst du dir vorher Gedanken zur konkreten Nutzung machen: Wie viele Personen nutzen das Büro? Werden Meetings und Konferenzen in einem gesonderten Besprechungsraum stattfinden? Je nachdem kann ein Konferenztisch sinnvoll sein. Ob Holz, weiß oder schwarz: Bei raumweltenheiss* findet fast jeder etwas.
Stühle, Sofas und Sessel (ca. 100 € – 1.000 €)
Die Kosten für die Büroeinrichtung hängt natürlich auch davon ab, ob du zusätzliche Sitzgelegenheiten, wie etwa Sofas und Sessel, anschaffen möchtest. Falls du in deinem Büro Geschäftspartner*innen oder Kundschaft empfangen wirst, ist eine entsprechende Investition notwendig. Auch hier bietet amazon eine große Auswahl*.

Technik: Die technische Ausstattung eines Arbeitsplatzes im Büro kann je nach Geschäftsmodell und den individuellen Ansprüchen teuer werden. Technische Geräte wie Großformatdrucker, High-End-Computer und professionelle Audio-/Videoausrüstung sind besonders kostspielig. Dabei ist moderne Technologie branchenunabhängig für jedes Büro unverzichtbar. Mit folgenden Basiskosten solltest du in jedem Fall rechnen, wenn du ein modernes Büro einrichten willst:

Computer (ca. 500 € – 1.500 €)
Wenn du für dein Office einen PC kaufen möchtest, kann dies schnell der größte Kostenpunkt im Technikbereich werden. Die IT Kosten pro Arbeitsplatz steigen besonders dann, wenn du die Grundausstattung für dein Büro komplett neu anschaffen musst. Die Kosten für einen Computerarbeitsplatz sind außerdem abhängig von den technischen Anforderungen an das Gerät. Pauschal können die Kosten für einen PC Arbeitsplatz daher nicht eingeschätzt werden: Sie werden jedoch voraussichtlich mindestens die Hälfte des Technikbudgets beanspruchen. Bedenke, dass zur Ausstattung eines PC-Arbeitsplatzes auch Zubehör wie Headset, Maus, Tastatur, USB-Hub, und bei einem Laptop auch oftmals eine Docking-Station sowie ein zweiter Bildschirm gehören. Auch eine PC- oder Bildschirmlampe ist meist eine sinnvolle Anschaffung. Solche Hardware gibt es oftmals auch gebraucht für einen guten Preis. Unsere Empfehlungen sind der AFB-Shop* und ESM. Neue Geräte findest du auch bei Office Discount*.
Drucker (ca. 100 € – 500 €)
Fast jede Checkliste für Büroeinrichtung inkludiert mindestens einen Drucker. Allerdings benötigt nicht jeder Mitarbeitende zwingend ein eigenes Gerät, was die Kosten eines Büroarbeitsplatzes durchschnittlich reduziert, sobald mehrere Arbeitsplätze sich einen Drucker teilen.
Scanner (ca. 50 € – 300 €)
Ein weiteres Beispiel für Büroeinrichtung wäre ein Scanner: Ob du ihn für dein Business benötigst, weißt du selbst am besten! An dieser Stelle empfehlen sich natürlich auch Multi-Geräte, die drucken, scannen und kopieren können. Fündig wirst du garantiert bei amazon*.

Einrichtung: Was gehört noch alles zur Büroeinrichtung? Zusätzlich zu Möbeln und Technologie gibt es noch einige andere Kosten, die mit der Einrichtung eines Büros verbunden sind. Du solltest daher auch diese möglichen (wenn auch nicht immer notwendigen) Posten berücksichtigen:

Beleuchtung
Teppiche (ggf. Fußabtreter)
Vorhänge und Jalousien
Zimmerpflanzen*
Deko
Whiteboard / Flipchart
Beamer
SodaStream
Wasserkocher
Kaffeemaschine*
Schreibtischlampe*
Aktenvernichter*
Schreibtischstuhl Unterlage / Teppich
und für manche Menschen auch eine Fußstütze*

Mietkosten: Die Kosten pro Arbeitsplatz in einem Büro richten sich natürlich auch nach den Mietkosten. Im Home-Office ist dieser Posten oft gering, sofern nicht extra eine größere Wohnung zu diesem Zweck angemietet oder gekauft worden ist. Ansonsten müssen auch die Mietkosten für Büro- und Gewerberäume oder die Nutzung eines Co-Working-Spaces im Budget berücksichtigt werden.

Büromaterialien: Die Kosten für die Büro- und Geschäftsausstattung ergeben sich auch aus einer Reihe weiterer Gegenstände, die im Büro benötigt werden. Neben der erstmalig anzuschaffenden Grundausstattung müssen natürlich bei Verbrauchsgütern auch Folgekosten wie etwa die Kosten des Büromaterials pro Monat berücksichtigt werden.

Folgende Materialien solltest du ggf. anschaffen:

Schreibblöcke und Notizpapier
Stifte (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker)
Schere und Klebeband
Hefter und Büroklammern
Locher und Locher-Entleerer*
Ordner und Register
Haftnotizen und Haftstreifen
Briefumschläge und Versandtaschen
Schreib- und Tischunterlagen*
Taschenrechner
Tacker und Tackernadeln
Papierkörbe* und Abfallbehälter
Stempel und Stempelkissen
Lineale und Geodreiecke
Whiteboard und Whiteboard-Stifte
USB-Sticks und externe Festplatten
Kopierpapier und Druckerpapier
Tintenpatronen und Tonerkartuschen
Brieföffner und Briefwaagen
Schubladeneinsätze und Organizer*

Dies ist nur eine Liste mit Beispielen für eine grundlegende Büroausstattung. Je nach Art des Büros und der Arbeitsaufgaben kann es erforderlich sein, weitere Materialien anzuschaffen (oder eben auch nicht). Wenn du keine Lust darauf hast, alles einzeln zu bestellen, dann suche nach “Schreibtisch Accessoires”*. Die Sets gibt es von schwarz über grün* bis pink*: Da ist für jeden Geschmack etwas dabei!

Haushaltswaren: Falls du dich nun fragst, was man sonst noch alles im Büro braucht… Für die Erstausstattung eines Büros haben wir folgende Liste mit Haushaltswaren für dich zusammengestellt:

Grundausstattung von Verbrauchsgütern wie Klopapier, Spülmittel, Badreiniger oder Handseife. Unsere erste Adresse dafür ist Office Discount*.
Reinigungsmittel und -geräte (z.B. Staubsauger, Wischmop, Allzweckreiniger). Auch hier ist Office Discount* eine gute Wahl.
Kaffeemaschine oder Wasserkocher gehören zur Ausstattung für die Küche im Büro. Außerdem ist eine Grundausstattung an Gläsern, Geschirr und Besteck* sowie Kaffee, Tee, Salz und Pfeffer ratsam. Spülschwämme und Geschirrtücher sollten in jeder Büroküche verfügbar sein. Gegebenenfalls wäre ein kleiner Kühlschrank oder Toaster für die Mittagspause von Vorteil.
Bad-Accessoires wie Klopapierhalter, Seifenspender, Spiegel, Klobürste und Handtücher gehören zur Grundausstattung von jeder Toilette und sollten nicht vergessen werden. Und erneut ist Office Discount* hier eine empfehlenswerte Adresse. Neben dem “Super-Niedrig-Preis” wirbt der Händler auch mit vielen Gratisgeschenken, vom Toilettenpapier über Tankgutscheine bis hin zu Haribo.

Sonstiges: Um diese Liste für Büroausstattung wirklich vollständig zu machen, kommen hier noch einige Inspirationen für weitere Gegenstände, die du im Büro benötigen könntest:

Ein Erste-Hilfe-Kit* mit Verbandszeug, Desinfektionsmittel, Schmerzmittel, Pflaster und anderen wichtigen Medikamenten für den Fall von Verletzungen oder Unfällen im Büro. Und für den Brandfall sollte auch ein kleiner Feuerlöscher verfügbar sein.
Wenn du viele Geräte an deinem Computer anschließen musst, kann ein USB-Hub* oder Verlängerungskabel nützlich sein, wenn du mehrere Geräte gleichzeitig nutzen oder miteinander verbinden möchtest.
Egal, ob es um das Aufladen von Geräten oder den Anschluss an externe Bildschirme geht: Es ist sinnvoll, eine Auswahl an Kabeln und Adaptern für verschiedene Geräte zur Hand zu haben.
Speichermedien wie USB-Sticks oder externen Festplatten sind nützlich, um Daten und Dateien sicher aufzubewahren und zu transportieren.
Alternativ: Cloud-Speicher für Datensicherung und einfachen Datenaustausch.
Eine bequeme Sitzposition ist wichtig, um Schmerzen im Rücken und Nacken zu vermeiden. Ergonomische Kissen oder Sitzauflagen können helfen, den Sitzkomfort zu verbessern und die Gesundheit zu erhalten. Der Anbieter Ergotopia* hat sich auf ergonomische Büroausstattung, inklusive Sitzkissen, spezialisiert.
Eine Tafel oder Pinnwand zur Organisation und Kommunikation von Ideen ist genauso Teil vieler Büros wie Whiteboards*, welche für Brainstorming-Sitzungen, Präsentationen oder To-do-Listen genutzt werden.
Luftbefeuchter können trockene Luft reduzieren und den Komfort erhöhen. Wenn du in deiner Region eine schlechte Luftqualität hast oder anfällig für Allergien bist, kann ein Luftreiniger dazu beitragen, die Luftqualität im Büro zu verbessern.
Kabelbinder und Kabelclips, um Kabel und Drähte ordentlich zu organisieren und zu verstecken.
Ein ergonomisches Mauspad und eine Tastaturauflage zur Unterstützung von Handgelenken und Gelenken erleichtern das Arbeiten.

Ein guter Kopfhörer kann für Konferenzgespräche, Webinare oder zum Musikhören im Büro hilfreich sein. Insbesondere in einem Büro mit mehreren Mitarbeitenden können so unerwünschte Geräusche abgeschirmt oder Online-Meetings etwas privater geführt werden. Wer täglich ein Headset verwendet, sollte nicht am falschen Ende sparen. Ein Name, der immer wieder genannt wird, ist die Marke Beyerdynamics. Hier starten die Produkte ab 100 €*, noch besser wird es ab 200 €*.

Büroräume, Co-Working oder Home-Office?

Eine entscheidende Frage für die Kosten der Einrichtung eines Büros ist, ob du dich für die Nutzung professioneller Büroräume, eines Co-Working-Spaces oder für das Home-Office entscheidest. Alle Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Büroräume bieten in der Regel mehr Platz und eine professionellere Arbeitsumgebung, in der auch Geschäftspartner*innen und Kund*innen empfangen werden können. Allerdings bedeuten sie auch höhere Miet-, Neben- und Ausstattungskosten. Co-Working-Spaces sind oftmals bereits komplett ausgestattet und bieten so auch kurzfristig die Möglichkeit eines professionellen Arbeitsumfelds ohne langfristige Kostenverpflichtungen. Andererseits bieten Co-Working-Spaces keine Flexibilität in Bezug auf die Einrichtung und andere individuelle Bedürfnisse. Außerdem sind sie hochgerechnet auf einen gesamten Monat oftmals wesentlich teurer, als ein privates Büro mit ähnlichen Ausstattungsmerkmalen. Die Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes ist meistens kostengünstiger, bietet jedoch auch weniger Professionalität. Es ist zudem oft schwierig, Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen. Prüfe daher genau, welche Option am besten zu deinen eigenen Bedürfnissen passt und welche Kostenfaktoren zu beachten sind.

Nachhaltig und clever: So sparst du Geld durch gebrauchte oder gemietete Möbel

Bei der Ausstattung eines neuen Büros sind die Anschaffungskosten für Büromöbel ein wichtiger Faktor. Bis zu einem Nettowert von 800 € gelten die Möbel als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und können sofort als Aufwand verbucht werden. (Zumindest haben wir diese Zahl gefunden. Dafür übernehmen wir keine Haftung, sprich daher bitte mit deinem Steuerberater, wie die aktuellen Bestimmungen dazu aussehen.) Liegen die Kosten jedoch über diesem Betrag, müssen die Büromöbel über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Du musst also abwägen, ob du in teure Einrichtungsgegenstände investieren oder dich lieber mit günstigeren Alternativen arrangieren möchtest.

Um dein Büro günstig einrichten zu können, sind gebrauchte oder gemietete Möbel eine gute Option, um Geld zu sparen. Es sollte jedoch abgewogen werden, in welchen Bereichen sich das Mieten oder Leihen wirklich lohnt – damit du nicht am falschen Ende sparst!

Lohnt es sich, Büroausstattung zu mieten?

Büroeinrichtung zu mieten, kann Kosten kurzfristig effektiv einsparen, da man nicht für den vollen Kaufpreis der Ausstattung direkt aufkommen muss. Die Möglichkeit, die Ausstattung je nach Bedarf zurückzugeben, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen, kann speziell für sehr kostspielige Anschaffungen, oder lediglich temporär benötigte Gegenstände interessant sein. Auch für Testphasen, in denen noch nicht zu viel Kapital investiert werden soll oder für Produkte, die sich durch technologischen Fortschritt schnell überholen werden, lohnt es sich, Büroausstattung oder Büromöbel zu mieten. Mit folgenden Tipps kannst du herausfinden, ob es für dich passender wäre, die Grundausstattung deines Büros anzuschaffen oder zu leihen:

Wenn man nur gelegentlich Konferenzen oder Schulungen im Büro abhält, kann es sinnvoll sein, Audio- und Video-Konferenztechnologie zu mieten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gut gehört und gesehen werden können.
Sollten Präsentationen in deinem Büro nicht zur Tagesordnung gehören, kann es sinnvoll sein, Projektoren, Leinwände und andere Teile der Präsentationsausrüstung bei Bedarf zu mieten, anstatt sie teuer anzuschaffen und anschließend zu lagern. Durch die Miete kann man zudem sicherstellen, dass man aktuelles und technisch überzeugendes Equipment hat.
Für gelegentliche Events oder Schulungen im Büro kann es sinnvoll sein, Eventmöbel wie Stehtische oder Lounge-Möbel zu mieten.
Wenn man temporäre Mitarbeiter hat, kann es sinnvoll sein, Möbel wie Schreibtische, Stühle und Regale zu mieten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter genug Platz und Komfort haben. Anschließend können die Möbel problemlos zurückgegeben werden, was Logistik- und Lagerkosten spart.

Die Miete von Büroausstattung eignet sich besonders für größere Anschaffungen, wie Drucker, Kopierer, Scanner bzw. Multifunktionsgeräte und (teilweise auch) Möbel, sowie für saisonale oder kurzfristige Anlässe, wie beispielsweise für temporäre Mitarbeiter oder einmalige Veranstaltungen. Natürlich lassen sich nicht alle Büromöbel gut mieten. Insbesondere bei besonderen Ansprüchen an Funktion, Design oder Format, ist der Kauf oder sogar eine Spezialanfertigung die bessere Wahl.

Ab wann sich ein Kauf lohnt, ergibt sich aus dem Mietpreis und der angestrebten Nutzdauer. Je langfristiger ein Objekt benötigt wird, desto wahrscheinlicher lohnt sich der Kauf. Auch individuell angepasste Möbelstücke oder Spezialgeräte lohnen sich in der Anmietung oftmals nicht.

Büromöbel leasen oder kaufen?

Büromöbel wie Schreibtische oder Bürostühle zu leihen bzw. zu leasen, hat eine Reihe von Vorteilen. Aber auch Nachteile kann es geben. Welche das jeweils sind, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Vorteile bei der Anmietung von Büroausstattung

Geringere Kosten: Das Leasen von Büroeinrichtung ist zumindest kurzfristig kostengünstiger als der Kauf von neuen Möbeln – speziell, wenn man die Grundausstattung eines kompletten Büros finanzieren muss.
Flexibilität: Wenn man Büromöbel mietet, kann man in der Regel schnell und einfach Möbelstücke hinzufügen oder entfernen, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Das kann die Kosten im Büro pro Arbeitsplatz senken, wenn man manche Arbeitsplätze nur temporär einrichten muss. Außerdem fehlt es Start-ups oft an relevanten Erfahrungen: Mit gemieteten Möbeln kannst du deinen Bedarf ermitteln und später eigenes Inventar bedarfsgerecht anschaffen.
Geringeres Risiko: Wenn man Büromöbel mietet, trägt man in der Regel nicht das Risiko eines Wertverlustes der Möbel und muss sich auch nicht um die Lagerung oder Entsorgung von unerwünschten Möbeln kümmern.
Aktualisierung der Möbel: Wenn man Büromöbel mietet, kann man die Möbel nach Bedarf aktualisieren und erneuern, um sicherzustellen, dass das Büro immer modern und funktional bleibt.
Steuerliche Vorteile: In einigen Fällen hat es unter bestimmten Bedingungen steuerliche Vorteile, wenn man Büromöbel mietet, da die Kosten als Betriebskosten direkt absetzbar sein können.

Gründe gegen die Miete von Büroausstattung

Höhere Kosten im Laufe der Zeit: Obwohl die Mietkosten für Büromöbel kurzfristig geringer ausfallen als die Kosten für den Kauf von neuen Möbeln, können sich die Mietkosten im Laufe der Zeit addieren und schließlich insgesamt teurer sein als der Kauf von Büromöbeln.
Begrenzte Auswahl: Oft ist die Auswahl an mietbaren Büromöbeln begrenzt, was die Anschaffung spezieller oder einzigartiger Möbelstücke erschwert.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Wenn man Büromöbel mietet, kann es schwieriger sein, Möbelstücke nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen oder zu ändern.
Langfristige Verpflichtungen: Mietverträge für Büromöbel können langfristige Verpflichtungen erfordern, die möglicherweise nicht für jeden Betrieb geeignet sind. Achte daher auf Laufzeiten solcher Verträge sowie auf die Liefer- und Retourenkosten.

Die Entscheidung, ob sich das Leasing von Büroeinrichtung lohnt, hängt von deinem individuellen Bedarf, deiner langfristigen Planung und deinem aktuellen Budget ab.

Fazit: Leasing ist langfristig oftmals teurer, bindet aber aktuell weniger Kapital. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile beider Optionen abzuwägen, bevor du eine Entscheidung triffst.

Ein Büro günstig gebraucht einrichten

Wer auf günstige Büroeinrichtung setzt, sollte in Erwägung ziehen, nicht alles neu zu kaufen. Gegenstände im Büro, die sich gut gebraucht kaufen lassen, sind in der Regel solche, die langlebig sind und nicht schnell veralten. Dazu zählen bspw. Möbelstücke wie Schreibtische und Bürohocker oder auch Archivierungssysteme wie Ordnerregale. Hier lohnt sich vor allem eine lokale Suche auf einschlägigen Kleinanzeigen-Portalen, da sich der Versand sperriger Möbelstücke im gebrauchten Zustand selten rentiert. Bei technischen Geräten lohnt es sich, genauer hinzuschauen und die aktuellen Angebote der Fachmärkte zu beobachten: Manche Geräte wie Bildschirme kosten auch im Handel nicht besonders viel und können hier unkompliziert im Neuzustand angeschafft werden. Andere Geräte sind in der Neuanschaffung teuer und halten oft viele Jahre: Statt einer Neuanschaffung oder Anmietung lohnt sich insbesondere bei Druckern oft der Gebrauchtkauf.

Folgende Bürogegenstände lassen sich in der Regel einwandfrei gebraucht kaufen:

Schreibtische (wenn lokal und günstig transportierbar)
Regale und Aufbewahrungssysteme
Drucker, sofern kein Hightech-Gerät mit Sonderfunktionen benötigt wird
Monitore
Laptops

Natürlich musst du auch nicht alles auf einmal kaufen: Wenn du mit einem begrenzten Budget zurechtkommen musst, ist es oft sinnvoll, sich auf die wichtigsten Dinge zu beschränken und dann nach Bedarf weitere Möbelstücke zu kaufen. So kannst du deine Anschaffungskosten besonders am Anfang gering halten.

Clever und günstig zum perfekt ausgestatteten Büro

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kosten für die Einrichtung eines Büroarbeitsplatzes stark variieren können und von verschiedenen Faktoren abhängen, wie der Größe des Unternehmens, der Branche und den individuellen Bedürfnissen. Es lohnt sich, sorgfältig zu planen und auf Einsparungsmöglichkeiten zu achten, um das Budget nicht unnötig zu strapazieren. Co-Working-Spaces sind eine gute Option, um die Ausgaben für eine komplette Grundausstattung zu vermeiden und dennoch in einem produktiven Umfeld zu arbeiten. Wer ein angemietetes Büro oder sein Arbeitszimmer im Home-Office neu ausstatten möchte, sollte zuvor eine Checkliste für die Büroeinrichtung machen und alle benötigten Gegenstände auflisten, um den Überblick über die anfallenden Kosten zu behalten. Einige grundlegende Arbeitsmittel wie Schreibtische, Bürostühle, Regale und Technologie sind in jedem Büro unverzichtbar. In manchen Fällen lohnt es sich, Büroeinrichtung zu mieten oder gebraucht zu kaufen. Jede Option hat Vor- und Nachteile, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten. Durch eine genaue Planung und eine gezielte Budgetierung kannst du Kosten sparen und den größten Mehrwert für dein Unternehmen erzielen.

Hier findest du unsere Empfehlungen für Onlineshops, in denen du günstige (gebrauchte) Büroausstattung findest:

AFB-Shop*: Der AfB-Shop bietet günstige gebrauchte IT-Hardware online an, darunter refurbished Laptops, gebrauchte Tablets und PCs von Lenovo, Dell und HP. Außerdem gibt es Zubehör für PC, Laptop, Monitor, Tablet und Smartphone.
ESM-Computer: Im Online-Shop von ESM Computer findest du eine große Auswahl an gebrauchter Hardware namhafter Markenhersteller. Alle Geräte werden vor dem Verkauf technisch geprüft, generalüberholt und gereinigt.
Greenpanda: Bietet gebrauchte Business-Hardware, die professionell aufgearbeitet und reteq-zertifiziert ist. Beim Kauf von Original Microsoft Windows ist der Computer bereits vollständig installiert und sofort einsatzbereit. Es gibt daher keine Probleme mit Treibersuche und Installation. Alle Produkte haben eine einjährige Garantie.
amazon Warehouse Deals*: Wenn es um Büromobiliar und Elektronik geht, findest du oft gute Angebote für Artikel wie Laptops, Scanner, Monitore und anderen Bürobedarf. Diese Produkte werden in der Regel zu deutlich niedrigeren Preisen im Vergleich zu ihren brandneuen Gegenstücken verkauft. Amazon Warehouse Deals bestehen hauptsächlich aus Artikeln, die von Kunden zurückgegeben wurden, aber dennoch in einem verwendbaren Zustand sind.
Kleinanzeigen: Kleinanzeigen ist eine Online-Plattform, auf der Privatpersonen und Unternehmen gebrauchte Büromöbel zum Verkauf anbieten können. Man kann nach Regionen filtern, um lokale Angebote zu finden. Zu erwähnen ist aber, dass Anschaffungen wegen einer fehlenden Rechnung und keiner ausgewiesenen Umsatzsteuer hier teilweise schwierig für die Buchhaltung sein können. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten – Stichwort “Eigenbeleg”. Aber auch hier gilt: Rücksprache mit dem Steuerberater halten!
Used Design: Used Design ist ein Online-Shop, der gebrauchte Designmöbel anbietet, darunter auch gebrauchte Büromöbel von renommierten Marken.
Flexispot* ist unsere Empfehlung für höhenverstellbare Schreibtische. Das Unternehmen bietet aber auch ergonomische Stühle, Relaxsessel und sogar höhenverstellbare Betten bzw. Lattenroste an.
DESQUP* bietet ergonomische Schreibtische und kombinierte, rückenschonende Sitz- und Stehhocker an.
Ergotopia* bietet eine Auswahl an ergonomischen Büromöbeln (Schreibtische, Bürostühle, Zubehör, …).
Räume, Möbel, Farben und Formen eröffnen unerschöpfliche Gestaltungsmöglichkeiten. Die passende Einrichtung dafür, insbesondere Designer-Bürostühle, aber auch Sessel, Empfangstheken oder Rollcontainer, gibt es im Shop von raumweltenheiss*.
Wer Design im Blick hat und Akustik-Sichtschutz, Tisch-Trennwände, Büroschränke, Bürotische, Empfangsmöbel oder Sitzmöbel sucht, für den ist raumweltenheiss eine gute Wahl*
Mit Zimmerpflanzen* wird jedes Büro gleich angenehmer. Bei pflanzeplus* gibt es eine gute und bewährte Auswahl. Von der Bananenpflanze über Monstera bis Orchidee.
Office Discount* ist unsere Nummer 1 für fast alles. Der Onlineshop hat ein unglaubliches Komplettprogramm, darunter Bohrmaschine, Aschenbecher, Desinfektion, Verpackungsmaterial, Gläser, Druckertinte, Stifte, Möbel, Diktiergerät, Notebooks und vieles mehr …
IKEA Fundgrube: IKEA hat ein Second-Hand-Angebot, das sich auf gebrauchte Möbel und Wohnaccessoires konzentriert. Hier kann man (offline) gebrauchte IKEA-Büromöbel zu günstigen Preisen finden.
office-4-sale: office-4-sale ist ein Anbieter von gebrauchten Büromöbeln mit mehreren Standorten in Deutschland. Hier gibt es eine große Auswahl an gebrauchten Büromöbeln und Büroausstattung zu günstigen Preisen.
Asgoodasnew*: Asgoodasnew ist ein Online-Shop für gebrauchte Elektronikgeräte, in dem man auch hochwertige Markenprodukte gebraucht und zu erschwinglichen Preisen findet.
Ebay*: Auch bei Ebay gibt es verschiedenste Artikel zur Büroeinrichtung günstig gebraucht, vom Monitor bis zum Schreibtisch, den du lokal abholst. Dafür einfach nach Entfernung sortieren lassen.

Was braucht es (möglicherweise) an Erstausstattung im Büro?

Hier findest du unsere komplette Liste – alles auf einen Blick zusammengefasst:

Arbeitsstätte

Ergonomischer Schreibtisch
Ergonomischer Bürostuhl
(Akten-)Regale
evtl. Konferenztisch + Stühle
Stühle, Sofas, Sessel
Computer / Laptop
- Headset
- Maus
- Tastatur
- USB-Hub
- Laptop Docking-Station
- zweiter Bildschirm
- PC- oder Bildschirmlampe
- ergonomisches Mauspad und Tastaturauflage
- Verlängerungskabel
- USB-Sticks oder externen Festplatten
evtl. Tablet
evtl. Smartwatch
Drucker & Scanner bzw. Multifunktionsgerät

Büroraum

Beleuchtung
Teppiche (ggf. Fußabtreter)
Vorhänge und Jalousien
Zimmerpflanzen
Deko
Whiteboard / Flipchart
Beamer
SodaStream
Schreibtischlampe
Aktenvernichter
Tafel oder Pinnwand / Whiteboards
Bürostuhl Unterlage / Teppich
und für manche Menschen auch eine Fußstütze

Büroküche / Bad

Grundausstattung Verbrauchsgüter:
- Klopapier
- Spülmittel
- Badreiniger
- Handseife
Reinigungsmittel und -geräte (z.B. Staubsauger, Wischmop, Allzweckreiniger)
Kaffeemaschine
Wasserkocher
Gläser
Geschirr
Besteck
Kaffee
Tee
Spülschwämme
Geschirrtücher
Eventuell kleiner Kühlschrank oder Toaster
Badaccessoires
- Klopapierhalter
- Seifenspender
- Spiegel
- Klobürste
- Handtücher

Büromaterial

Schreibblöcke und Notizpapier
Stifte (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker)
Schere und Klebeband
Hefter und Büroklammern
Locher und Locher-Entleerer
Ordner und Register
Haftnotizen und Haftstreifen
Briefumschläge und Versandtaschen
Schreib- und Tischunterlagen
Taschenrechner
Tacker und Tackernadeln
Papierkörbe und Abfallbehälter
Stempel und Stempelkissen
Lineale und Geodreiecke
Whiteboard und Whiteboard-Stifte
USB-Sticks und externe Festplatten
Kopierpapier und Druckerpapier
Tintenpatronen und Tonerkartuschen
Brieföffner und Briefwaagen
Schubladeneinsätze und Organizer
Kabelbinder und Kabelclips

Sonstiges fürs Büro

Erste-Hilfe-Kit
Feuerlöscher
Ergonomische Kissen oder Sitzauflagen
Luftbefeuchter oder Luftreiniger

Schon gewusst? Bürokosten im engeren Sinn umfassen die Ausgaben, die im Zusammenhang mit Bürobedarf entstehen. Hierzu zählen unter anderem Aufwendungen für Artikel wie Papier, Stempel oder Briefumschläge. Diese Aufwendungen werden in der Buchhaltung als Betriebsausgaben unter „Bürokosten“ erfasst. Wichtig: Es sind keine Raumkosten!

Häufige Fragen

Was sind die lustigsten und praktischsten Büro-Gadgets?

Ein Balance-Board für Stehschreibtische fördert Bewegung und Gleichgewicht während des Stehens am Schreibtisch, was die Durchblutung anregt und die Ermüdung reduziert. Alternativ gibt es auch Anti-Ermüdungsmatten*.
Ein USB-Tischventilator* sorgt für eine angenehme Brise am Schreibtisch. Wenn du jetzt noch Wellenrauschen auf YouTube anmachst, fühlst du dich fast wie am Meer!
Ein kompakter Scanner ermöglicht es, wichtige Dokumente schnell und einfach zu digitalisieren und zu speichern, ohne dabei den Weg zum Multifunktionsgerät auf dich zu nehmen.
Mit einem Mini-Vakuumsauger hältst du deinen Schreibtisch frei von Krümeln und Staub und hast auch das Gefühl, geputzt zu haben!
Die Smartphone-Halterung für den Schreibtisch* hält das Telefon in Sichtweite und erleichtert das Lesen von Benachrichtigungen oder das Ansehen von Videos.
Ein Laptop-Ständer hebt den Bildschirm auf Augenhöhe an, um eine ergonomische Haltung zu ermöglichen.
Noise-Cancelling-Kopfhörer*: Diese Kopfhörer blockieren störende Hintergrundgeräusche und ermöglichen so ungestörtes Arbeiten und bessere Konzentration. Deine Katze kann maunzen, dein Kind an der Tür im Home-Office klopfen und der Postbote klingeln – du lässt dich von nichts mehr bei der Arbeit stören!
Der Luftreiniger verbessert die Luftqualität im Büro, indem er Staub, Allergene und Schadstoffe filtert.
Der Papierkorb in Basketballform* macht das Entsorgen von Papier zu einer unterhaltsamen Aktivität. Dunk!
Wireless Charging Pad bzw. Tischorganizer mit Ladefunktion: Diese Geräte laden Smartphones kabellos auf und organisieren gleichzeitig den Schreibtisch.
Nerf Guns bieten kurzweilige Unterbrechungen und Spaß während der Pausen.
Der Pomodoro Timer* hilft, produktive Arbeitsintervalle zu gestalten und regelmäßige Pausen einzuplanen.
Zombie Kaffee ist nicht nur ein Koffein-Kick, sondern auch ein unterhaltsames und aufmunterndes Büro-Accessoire.
Die Wetterstation bietet genaue Informationen über Temperatur und Luftfeuchtigkeit im Büro und gibt Empfehlungen zur Belüftung.
Ein Auto-Schreibtisch ermöglicht produktives Arbeiten während der Fahrt oder auf längeren Geschäftsreisen.
Anti-Stress-Bälle bieten eine einfache Möglichkeit, Stress abzubauen und die Hände zu beschäftigen.
Ein Konferenzlautsprecher* ermöglicht klare Audioqualität für Besprechungen und Telefonkonferenzen.
Der Aroma-Diffuser verteilt angenehme Düfte im Büro und schafft eine entspannte Atmosphäre.
Eine Powerbank sorgt dafür, dass deine Geräte unterwegs immer aufgeladen sind, um produktiv zu bleiben.

Ratgeber: Wie sieht der ideale Schreibtisch für Effizienz und Komfort aus?

(D)ein effektiver Arbeitsplatz beginnt natürlich mit dem richtigen Schreibtisch, den du für dich auswählst. Schließlich findet hier deine produktive Arbeit statt. Egal, ob du im Homeoffice arbeitest oder in deinem Büro: Dein idealer Schreibtisch sollte Effizienz, Organisation und Komfort fördern. Hier sind einige Tipps, die dir bei der Auswahl helfen werden:

Achte auf Größe und optimale Raumplanung!
Beginne zunächst damit, den verfügbaren Platz zu bestimmen: Messe den Bereich aus, um sicherzustellen, dass dein Schreibtisch gut hineinpasst, ohne den Raum sofort zu überladen. Denk daran, nicht nur die Breite, sondern auch die Tiefe des Schreibtischs zu berücksichtigen.

Hab die Ergonomie immer fest im Blick!
Ein höhenverstellbarer Schreibtisch erlaubt es dir, die Höhe an deine Körpergröße anzupassen und somit Belastungen und Verspannungen, die sich mit der Zeit einstellen würden, von Anfang an zu vermeiden. Achte daher auf die richtige Höhe, um einen 90-Grad-Winkel an deinen Ellbogen sowie eine neutrale Handgelenksposition zu gewährleisten. Deine Gesundheit wird es dir danken!

Denk an den Stauraum und eine gute Organisation!
Entscheide dich für einen Schreibtisch mit genug Stauraum, um Unordnung zu vermeiden. Schubladen, Ablagen und Ordnerregale helfen dir, Arbeitsmaterialien, Dokumente und persönliche Dinge ordentlich zu verstauen. Denn schließlich gilt: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert deine Produktivität.

Kabelsalate – no way! Immer an ein gutes Kabelmanagement denken!
Ein durchdachtes Kabelmanagement verhindert das Durcheinander von herabhängenden Kabeln. Wähle daher einen Schreibtisch mit Kabeldurchführungen oder -kanälen, um Kabel ordentlich zu führen und deinen Arbeitsbereich aufgeräumt zu halten. Du wirst sehen, es macht einen echten Unterschied aus!

Achte auf gutes Material und Qualität!
Wähle ein hochwertiges Material, das deinem Geschmack entspricht und langlebig ist. Holz, Metall und Glas sind gängige Optionen. Achte dabei auf eine stabile Konstruktion, um das Gewicht deiner Arbeitsgeräte sicher zu tragen. Schließlich willst du lange Freude daran haben!

Lass dich erleuchten – und optimiere die Beleuchtung!
Schlechte Lichtverhältnisse, Augendruck mit anschließenden Kopfschmerzen – das alles muss nicht sein, wenn du auf ein paar Details achtest: Platziere deinen Schreibtisch in der Nähe von natürlichem Licht, um immer einen guten Durchblick zu haben und langfristig deine Augen zu schonen. Ergänze dies mit einer gut platzierten Schreibtischlampe, die ausreichend Licht auf deine Arbeitsfläche wirft.

Show your Style: Bringe deine persönliche Note ein!
Gestalte deinen Schreibtisch nach deinem einzigartigen Geschmack, um eine angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Füge persönliche Gegenstände, Pflanzen oder motivierende Elemente hinzu, um dich inspiriert und wohl zu fühlen. Das bringt Freude, und Freude führt bekanntlich zu mehr Kreativität und Produktivität. Außerdem sieht jeder: Du bist unique!

Wäge Budget und Qualität immer gut miteinander ab!
Es ist sicherlich notwendig, ein Limit für das Budget zu setzen, wenn es bspw. um den Kauf eines Schreibtisches geht. Bedenke aber, dass Qualität immer auch eine Investition in deine Produktivität und Gesundheit ist. Überlege daher gut, welche Funktionen für dich unverzichtbar sind und welcher Schreibtisch am besten zu deinen Bedürfnissen passt. An manchen Stellen kann gut gespart werden, an anderen wiederum eher nicht.

Was macht einen ergonomischen Arbeitsplatz aus?

Klar ist: Ein ergonomischer Arbeitsplatz fördert nicht nur die Gesundheit, sondern steigert auch die Produktivität und das Wohlbefinden. Hier sind einige Tipps, wie du deinen Arbeitsplatz ergonomisch(er) gestalten kannst:

Sitzgelegenheit: Haltung ist alles!
Wähle einen Stuhl, der verstellbare Höhe, Rückenstütze und Armlehnen bietet. Deine Füße sollten flach auf dem Boden stehen oder auf einer Fußstütze ruhen. Halte deine Knie und Hüften in einem 90-Grad-Winkel, um eine natürliche Sitzhaltung zu fördern.

Tischhöhe und Abstand: Auf die richtigen Maße kommt es an!
Stelle sicher, dass dein Schreibtisch in der Höhe verstellbar ist. Deine Unterarme sollten parallel zum Boden sein, wenn du die Tastatur verwendest. Halte ausreichend Abstand zwischen deinem Bildschirm und den Augen – die Oberkante des Bildschirms sollte auf Augenhöhe sein.

Tastatur und Maus: Gut händelbar muss es sein!
Platziere die Tastatur so, dass deine Handgelenke in einer geraden Linie bleiben und sich nicht abknicken. Verwende eine Maus, die gut in deiner Hand liegt, und platziere sie in Reichweite, um unnötige Bewegungen zu minimieren.

Bildschirmposition: It’s all about your eyes!
Positioniere den Bildschirm so, dass er blendfrei ist und du keine Nacken- oder Augenbelastung erfährst. Ein leichter Neigungswinkel kann dir helfen, die Sicht zu verbessern.

Augenpflege: Hygiene hat nicht nur was mit duschen zu tun!
Berücksichtige die 20-20-20-Regel: Schaue alle 20 Minuten für 20 Sekunden auf etwas, das mindestens 6 Meter entfernt ist. Dies hilft, die Augenbelastung zu reduzieren.

Beleuchtung: Lass dich erleuchten – aber richtig!
Natürliches Licht ist ideal. Vermeide Blendung auf dem Bildschirm und platziere eine Schreibtischlampe so, dass sie ausreichend, aber nicht zu helles Licht bietet.

Ergonomische Hilfsmittel: Es lohnt sich!
Wenn möglich, investiere in ergonomische Hilfsmittel wie höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Tastaturen oder ergonomisch geformte Mauspads. Dein Körper und deine Gesundheit werden es dir langfristig danken!

Umweltbewusstsein in der Einrichtung – Was machen nachhaltige Büro- und Objektmöbel aus?

Nachhaltigkeit ist unbestrittenermaßen wichtig, natürlich auch im Büro. Hier sind einige Tipps, die dir helfen, nachhaltige Möbel für dein Büro oder Objekt auszuwählen:

Umweltfreundliche Materialien sind das A&O.
Wähle Möbel, die aus nachhaltigen Materialien hergestellt werden. Holz aus zertifizierter Forstwirtschaft, recycelte Metalle und umweltfreundliche Kunststoffe sind gute Optionen.

Langlebigkeit und Qualität sind immer eine gute Investition.
Investiere lieber in Möbel von hoher Qualität, die lange halten, statt in preiswerte Alternativen, die sich schnell abnutzen und ständig erneuert werden müssen. Langlebige Möbel reduzieren den Bedarf an Neukäufen und minimieren somit auch die Abfallmenge.

Achte auf entsprechende Zertifizierungen.
Prüfe, ob Umweltzertifikate wie das FSC-Siegel für Holzprodukte oder das EU Ecolabel gegeben sind. Diese Zertifikate bestätigen dir die Umweltverträglichkeit der Möbel.

Recycling und Upcycling – nicht nur nachhaltig, sondern auch hip und kreativ.
Wähle Möbel, die aus recycelten Materialien hergestellt wurden oder selbst recyclebar sind. Upcycling, also die Aufwertung alter Materialien, ist eine kreative Möglichkeit, nachhaltige Möbel zu erhalten. Das ist sowohl ethisch einwandfrei wie auch modern und innovativ.

Achte auf die Energie- und Ressourceneffizienz.
Berücksichtige auch den Energie- und Ressourcenverbrauch während der Herstellung. Möbelhersteller, die energieeffiziente Produktionsmethoden verwenden, tragen nämlich deutlich zur Reduzierung der Umweltauswirkungen bei.

Back to the roots: Unterstütze nach Möglichkeit lokale Produktionen.
Bevorzuge Möbel, die in deinem Land oder sogar in deiner Region hergestellt wurden. Das reduziert Transportwege und unterstützt lokale Wirtschaftskreisläufe.

Modulares Design: Das Tetris-Prinzip ist wieder hip!
Wähle Möbel mit einem modularen Design. Dadurch kannst du die Möbel anpassen, erweitern oder umgestalten, wenn sich deine Bedürfnisse ändern – ganz ohne Neukäufe. Einfach, kreativ und super praktisch.

Wiederverwendung und Weiterverkauf: Denke heute schon an Morgen!
Büroplanung sollte bereits mit Blick auf die Zukunft gestaltet werden: Wähle daher Möbel, die leicht wiederverwendet oder auch weiterverkauft werden können. Dadurch verlängert sich die Lebensdauer der Möbel. Das ist gut für die Umwelt und für deinen Geldbeutel.

Giftstofffreie Materialien: No poison please!
Achte darauf, dass die Möbel keine schädlichen Chemikalien oder Schwermetalle enthalten. Das ist hochgradig belastend – sowohl für die Umwelt als auch für deine Gesundheit und die deiner Mitarbeitenden.

Soziale Verantwortung: Dein Kauf kann einen Unterschied machen!
Informiere dich auch über die Arbeitsbedingungen der Möbelhersteller. Unternehmen, die soziale Verantwortung übernehmen, tragen zur Fairness in der Lieferkette bei. Ob du bei diesem oder jenem Unternehmen kaufst, macht daher einen großen Unterschied.

Du siehst: Auch die bewusste Auswahl nachhaltiger Büro- und Objektmöbel ist ein wichtiger Schritt in Richtung Umweltschutz und ethischem Konsum.