Cost of Vacancy - Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Viele Personen denken sich, eine vakante Stelle kostet sie nichts – nein sie sparen sich ja sogar noch die Personalkosten. Das ist leider nicht ganz richtig…

Im Gegenteil: Lange unbesetzte Stellen haben einen negativen Einfluss auf dein Unternehmen. Deine Mitarbeiter sorgen für Wertschöpfung im Unternehmen. Fehlt also der Mitarbeiter, fehlt folglich auch der Umsatz. 

In dieser Folge klären wir offene Fragen rund um den Cost of Vacancy:

  • Warum ist die Kennzahl “Cost of Vacancy” so wichtig?
  • Wie berechne ich den Cost of Vacancy?
  • Welche monetären Auswirkungen haben unbesetzte Stellen auf dein Unternehmen?
  • Welche weiteren nicht monetären Auswirkungen können durch lange unbesetzte Stellen entstehen?

Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema “Was kostet eigentlich eine unbesetzte Stelle?” In dieser Episode befassen wir uns mit dem Thema “Cost of Vacancy”, zu Deutsch die Kosten, die entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt ist und vor allem, wenn sie längere Zeit unbesetzt bleibt. 

Was sind denn Cost of Vacancy überhaupt? Und warum ist diese Kennzahl so wichtig? 

Wir schauen uns an, wie diese berechnet wird anhand eines Beispiels und welche Auswirkungen eine lange unbesetzte Stelle auf ein Unternehmen haben kann. 

Laut Schätzungen von Ernst & Young entgehen dem deutschen Mittelstand ungefähr 50 Milliarden Euro Umsatz aufgrund von unbesetzten Stellen. 

Jetzt die Frage: Wie kommt es dazu? 

Ganz einfach: Mitarbeiter sorgen für Wertschöpfung im Unternehmen. Fehlen sie, fehlt auch der Umsatz. Aber es gibt noch weitere Gründe. Dazu später mehr. 

2019 beispielsweise war jede vakante Stelle im Durchschnitt 92 Tage unbesetzt. Das sind volle drei Monate. Dass offene Stellen im Unternehmen nichts kosten, ist ein Trugschluss.

Viele denken “Na ja, ich hab die Stelle ja nicht besetzt, also zahle ich keine Gehälter, also spare ich sogar”. Ja, das ist nur halb richtig, könnte man sagen. Personalkosten werden zwar schon eingespart, das ist klar, aber es bleibt eben der potenzielle Umsatz, der von diesem Mitarbeiter erwirtschaftet worden wäre. Dieser bleibt natürlich aus. Davon ausgehend, dass Umsatz vor der Haustüre steht, der wegen fehlenden Mitarbeitern nicht umgesetzt werden kann. 

Es gibt mehrere Berechnungsmöglichkeiten zur Bestimmung des Cost of Vacancy. Wir zeigen dir die einfachste mittels des Gehaltsmultiplikators. Wie funktioniert das Ganze jetzt eigentlich und welche Daten benötigst du? 

Cost of Vacancy Berechnung anhand eines Beispiels

Notiere dir das Brutto-Jahresgehalt der offenen Stelle und definiere die Wichtigkeit im Unternehmen. Und du notierst die durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr, sowie die Vakanzdauer – also die Dauer bis zur Besetzung der Stelle. 

Jetzt beginnen wir mit dem Beispiel:
Ein Vorarbeiter im Handwerk verdient ungefähr 40.000 Euro im Jahr brutto. Durchschnittliche Arbeitstage – da gehen wir von 250 Arbeitstagen pro Jahr aus. Runtergerechnet auf einen Arbeitstag sind es 160 Euro pro Arbeitstag. Den Faktor für die Wichtigkeit des Mitarbeiters bestimmen wir wie folgt: Der Mitarbeiter ist eher unwichtig fürs Unternehmen und bekommt Faktor 1, Faktor 2 für mittlere Wichtigkeit oder Faktor 3, wenn er sehr wichtig fürs Unternehmen ist. Im Fall des Vorarbeiters ist dieser z.B. sehr wichtig und damit erhält er den Faktor 3. 

Dann benötigen wir noch die Tage, wie lange die Stelle unbesetzt ist. Dabei gehen wir von den 92 Tagen aus, die wir vorhin schon herausgefunden haben. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:

Du nimmst die 40.000 Euro Jahresgehalt und teilst sie durch 250 Arbeitstage. Das Ergebnis multipliziert du dann mit dem Faktor, in unserem Fall mit 3. Und dann multiplizierst du dieses Ergebnis nochmal mit 92, also den durchschnittlichen Tagen der offenen Vakanz. 

Als Ergebnis erhalten wir jetzt eine Summe von 44.160 Euro. Die Cost of Vacancy, die dich diese unbesetzte Stelle kostet, sind in diesem Beispiel 44.160 Euro. Das bedeutet, dass du mit jedem Tag, den du diese Stelle früher besetzt 480€ sparst. 

Hier eine weitere Beispielrechnung für dich, der du leichter folgen kannst:

Beispielrechnung: Vorarbeiter für Zimmerer

Annahmen und Formel für Beispielrechnung:

Durchschnittsgehalt pro Jahr
40.000€
Arbeitstage pro Jahr
250 Tage
Gehalt pro Arbeitstag
160€
Durchschnittliche Vakanzzeit
90 Tage bis Stelle besetzt ist

Jahresgehalt
———————–   * Faktor * Ø Recruiting-Zeit
Ø Arbeitstage


= Fehlender Anteil am Gesamtumsatz

Daraus ergeben sich folgende Kosten bzw. Einsparmöglichkeiten

Sehr hohe Wichtigkeit
des Mitarbeiters fürs Unternehmen (Faktor 3)

Geringe Wichtigkeit
des Mitarbeiters fürs Unternehmen (Faktor 1)

Kosten für unbesetzte Stelle (90 Tage)
43.200€
Reduzierung um 30 Tage
14.400€ Ersparnis
Kosten für unbesetzte Stelle (90 Tage)
14.400€
Reduzierung um 30 Tage
4.800€ Ersparnis

Erst denkst du dir vielleicht, eine Berechnung in einem Podcast ist nicht so einfach nachzuvollziehen. Da könntest du recht haben. Deswegen guck unten in den Shownotes. Wir haben das hier natürlich da nochmal mit reingeschrieben. Dann kannst du da das nochmal nachvollziehen. Oder auch auf unserem Blog haben wir auch die Cost of Vacancy zum Thema gemacht. Schau auch dort gerne einfach nochmal rein. 

Also abgesehen vom ausbleibenden Umsatz, welche negativen Folgen könnte denn eine unbesetzte Stelle zusätzlich für dein Unternehmen haben? Es gibt da einige Punkte…

Hier die aus unserer Sicht wichtigsten. Es gibt Auswirkungen auf das Team, auf einzelne Mitarbeiter, auf Kunden, auf natürlich auch den Wettbewerb, dein Image und damit deine Außenwirkung. 

Negative Auswirkungen von unbesetzten Stellen für ein Unternehmen

Natürlich gibt es Auswirkungen auf das Team, auf einzelne Mitarbeiter, auf Kunden, Wettbewerb, auf dein Image und deine Außenwirkung. Dabei geht es natürlich zum einen um Produktivitätsverlust, vor allem, wenn Führungspersonal fehlt. 

Es geht aber auch darum, dass die Mitarbeiter, die du schon hast, natürlich deutlich mehr Aufgaben übernehmen müssen und dadurch vielleicht eher überarbeitet sind. Dadurch steigt dann auch die Frustration und gegebenenfalls sogar die Fluktuation. Bereits bestehende Mitarbeiter sind deutlich höherem Stress ausgesetzt und infolgedessen steigen vielleicht auch die Fehlzeiten.

Auch Vorgesetzte müssen teilweise für fehlende Mitarbeiter einspringen und das kann dann natürlich dazu führen, wenn viel Stress viel Überforderung da ist, dass das auch Auswirkungen auf die Kunden hat. Es kann einfach unzuverlässig geantwortet werden, dein Image kann sich eher hin zu einem schwachen und instabilen Unternehmen kehren. Es können Kunden vielleicht sogar abspringen, weil ständig Kundenbetreuer wechseln oder weil einfach eine gewisse Unruhe nach außen deutlich und fühlbar wird. 

Zudem vermitteln viele offene Stellen möglicherweise ein negatives Bild an potenzielle Mitarbeiter, schrecken diese ab und die Stellen bleiben langfristig unbesetzt. Das kann dazu führen, dass die Aufgaben vieler offener Stellen zusätzlich von den aktuellen Mitarbeitern übernommen werden müssen. Die Motivation sinkt und die Fluktuation steigt. Folglich kann eine unbesetzte Stelle zu einer Negativspirale führen. Nach innen sowie auch nach außen. 

Du siehst, es gibt neben den monetären Gründen viele Gründe, um die Vakanzdauer zu verkürzen. Sorge deshalb für ansprechende Stellenanzeigen mit vielen Vorteilen als Arbeitgeber, um qualifizierte Bewerber anzulocken. Und das so schnell wie möglich. 

Ich freue mich, dass du bei diesem kurzen Podcast mit diesem Impuls zu Cost of Vacancy, was eine unbesetzte Stelle kosten kann, mit dabei gewesen bist. Das war’s auch schon wieder mit dieser Episode. Ich hoffe, du konntest was für dich mitnehmen. Ich freue mich sehr, wenn du das nächste Mal reinhörst, wenn es wieder heißt “Wertvolle Unternehmen finden wertvolle Mitarbeitende”. 

Du hast weitere Fragen zur Thematik oder allgemein zum Thema Personalmarketing,  Stellenanzeigen oder Karrierewebsites? Dann melde dich einfach bei Nina und vereinbare dein kostenloses Erstgespräch. 

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