Cost of Vacancy - Was kostet eine unbesetzte Stelle?

Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema “Was kostet eigentlich eine unbesetzte Stelle?” In dieser Episode befassen wir uns mit dem Thema “Cost of Vacancy”, zu Deutsch die Kosten, die entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt ist und vor allem, wenn sie längere Zeit unbesetzt bleibt. 

Was sind denn Cost of Vacancy überhaupt? Und warum ist diese Kennzahl so wichtig? 

Wir schauen uns an, wie diese berechnet wird anhand eines Beispiels und welche Auswirkungen eine lange unbesetzte Stelle auf ein Unternehmen haben kann. 

Laut Schätzungen von Ernst & Young entgehen dem deutschen Mittelstand ungefähr 50 Milliarden Euro Umsatz aufgrund von unbesetzten Stellen. 

Jetzt die Frage: Wie kommt es dazu? 

Ganz einfach: Mitarbeiter sorgen für Wertschöpfung im Unternehmen. Fehlen sie, fehlt auch der Umsatz. Aber es gibt noch weitere Gründe. Dazu später mehr. 

2019 beispielsweise war jede vakante Stelle im Durchschnitt 92 Tage unbesetzt. Das sind volle drei Monate. Dass offene Stellen im Unternehmen nichts kosten, ist ein Trugschluss.

Viele denken “Na ja, ich hab die Stelle ja nicht besetzt, also zahle ich keine Gehälter, also spare ich sogar”. Ja, das ist nur halb richtig, könnte man sagen. Personalkosten werden zwar schon eingespart, das ist klar, aber es bleibt eben der potenzielle Umsatz, der von diesem Mitarbeiter erwirtschaftet worden wäre. Dieser bleibt natürlich aus. Davon ausgehend, dass Umsatz vor der Haustüre steht, der wegen fehlenden Mitarbeitern nicht umgesetzt werden kann. 

Es gibt mehrere Berechnungsmöglichkeiten zur Bestimmung des Cost of Vacancy. Wir zeigen dir die einfachste mittels des Gehaltsmultiplikators. Wie funktioniert das Ganze jetzt eigentlich und welche Daten benötigst du? 

Cost of Vacancy Berechnung anhand eines Beispiels

Notiere dir das Brutto-Jahresgehalt der offenen Stelle und definiere die Wichtigkeit im Unternehmen. Und du notierst die durchschnittlichen Arbeitstage pro Jahr, sowie die Vakanzdauer – also die Dauer bis zur Besetzung der Stelle. 

Jetzt beginnen wir mit dem Beispiel:
Ein Vorarbeiter im Handwerk verdient ungefähr 40.000 Euro im Jahr brutto. Durchschnittliche Arbeitstage – da gehen wir von 250 Arbeitstagen pro Jahr aus. Runtergerechnet auf einen Arbeitstag sind es 160 Euro pro Arbeitstag. Den Faktor für die Wichtigkeit des Mitarbeiters bestimmen wir wie folgt: Der Mitarbeiter ist eher unwichtig fürs Unternehmen und bekommt Faktor 1, Faktor 2 für mittlere Wichtigkeit oder Faktor 3, wenn er sehr wichtig fürs Unternehmen ist. Im Fall des Vorarbeiters ist dieser z.B. sehr wichtig und damit erhält er den Faktor 3. 

Dann benötigen wir noch die Tage, wie lange die Stelle unbesetzt ist. Dabei gehen wir von den 92 Tagen aus, die wir vorhin schon herausgefunden haben. Die Berechnung sieht dann wie folgt aus:

Du nimmst die 40.000 Euro Jahresgehalt und teilst sie durch 250 Arbeitstage. Das Ergebnis multipliziert du dann mit dem Faktor, in unserem Fall mit 3. Und dann multiplizierst du dieses Ergebnis nochmal mit 92, also den durchschnittlichen Tagen der offenen Vakanz. 

Als Ergebnis erhalten wir jetzt eine Summe von 44.160 Euro. Die Cost of Vacancy, die dich diese unbesetzte Stelle kostet, sind in diesem Beispiel 44.160 Euro. Das bedeutet, dass du mit jedem Tag, den du diese Stelle früher besetzt 480€ sparst. 

Hier eine weitere Beispielrechnung für dich, der du leichter folgen kannst: