Gastbeitrag: Datenschutz und Personalwesen – Wie wichtig der Datenschutz im Umgang mit Bewerbern in Arztpraxen ist
Datenschutz in der Arztpraxis ist wichtig. Das ist selbstverständlich. Stichworte wie die medizinische Schweigepflicht und die Verpflichtung der Mitarbeiter zur Verschwiegenheit sind sogar dem Laien bekannt. Doch damit nicht genug. Auch im Umgang mit Bewerbern sollte eine Arztpraxis sich Gedanken um den Datenschutz machen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen ein paar wesentliche Elemente zum Datenschutz vor, auf die Sie achten sollten.
Bewerberdaten – Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO
So wie Arztpraxen die Patienten informieren müssen, welche Daten sie von ihnen erheben und was sie damit machen (verarbeiten), gelten die Informationspflichten der europaweiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch für andere Personenkreise, wie eben auch Bewerber. Eine Arztpraxis muss also Interessenten einer Stellenausschreibung informieren, was mit den Daten geschieht, die der Bewerber übermittelt – und zwar bevor die Bewerber ihre Bewerbungen einreichen. Meistens werden diese erforderlichen Informationen in der Datenschutzerklärung der Website bereitgestellt. Denn die Arztpraxis kennt zu diesem Zeitpunkt ja die Personen noch nicht, die sich bewerben werden.
Werden diese Informationen nicht gegeben, kann empfindliche Bußgelder von bis zu 4 % des Vorjahres-Umsatzes oder 20 Mio. € nach sich ziehen. Die notwendigen Informationen zu geben, ist da in jedem Fall günstiger.
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Bewerbungen – Einwilligung nach Art. 6 DSGVO
So wie Arztpraxen die Patienten informieren müssen, welche Daten sie von ihnen erheben und was sie damit machen (verarbeiten), gelten die Informationspflichten der europaweiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch für andere Personenkreise, wie eben auch Bewerber. Eine Arztpraxis muss also Interessenten einer Stellenausschreibung informieren, was mit den Daten geschieht, die der Bewerber übermittelt – und zwar bevor die Bewerber ihre Bewerbungen einreichen. Meistens werden diese erforderlichen Informationen in der Datenschutzerklärung der Website bereitgestellt. Denn die Arztpraxis kennt zu diesem Zeitpunkt ja die Personen noch nicht, die sich bewerben werden.
Werden diese Informationen nicht gegeben, kann empfindliche Bußgelder von bis zu 4 % des Vorjahres-Umsatzes oder 20 Mio. € nach sich ziehen. Die notwendigen Informationen zu geben, ist da in jedem Fall günstiger.
Bewerbungen – Einwilligung nach Art. 6 DSGVO
Reicht ein Bewerber seinen Lebenslauf und weitere Dokumente zu seiner Person bei einer Arztpraxis ein, dann erklärt er sich grundsätzlich auch damit einverstanden, dass die Praxis die Daten „verarbeitet“, d.h. dass die zuständigen Mitarbeiter die Unterlagen einsehen und daraus etwas über den Bewerber lernen dürfen.
Würde die Arztpraxis aber weitere Informationen aus anderen Quellen einholen wollen, z.B. über private Netzwerke wie Facebook oder Instagram, müsste sie den Bewerber zunächst um sein Einverständnis bitten. Anders bei Netzwerken mit beruflichem Schwerpunkt wie XING oder LinkedIn: Ruft die Praxis dort das Mitglieder-Profil des Bewerbers auf, ist eine Einwilligung nicht erforderlich.
Auf jeden Fall zu beachten ist auch, dass ein potenzieller, neuer Arbeitgeber ohne Zustimmung des Bewerbers keinen Kontakt zu ehemaligen Arbeitgebern aufnehmen darf. Und auch selbst keine Auskünfte erteilen darf.
Schließlich ist noch zu beachten, dass Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern nicht unendlich lange aufgehoben bzw. im PC gespeichert werden dürfen. Hier gelten die Fristen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Möchte die Praxis eine Bewerbung z.B. in einem Bewerber-Pool länger als maximal 6 Monate nach Besetzung der Stelle aufheben, muss sie den Bewerber um seine Zustimmung bitten.
Wird eine erforderliche Einwilligung nicht eingeholt, gelten dieselben Bußgelder wie bei einer versäumten Information (s.o.).
Bewerbungsunterlagen – Löschfristen nach Art. 17 DSGVO
Wie bereits erwähnt, dürfen Informationen über Personen nicht unbegrenzt lange aufgehoben werden. Das regelt Art. 17 der DSGVO („Recht auf Löschen“ / „Recht auf Vergessenwerden“). Da das auch für Bewerbungen (abgelehnter Bewerber) gilt, schließt das natürlich auch die Korrespondenz mit den Bewerbern ein – und betrifft damit auch den E-Mailverkehr. Es sollten also möglichst keine E-Mails von E-Mail-Postfach zu E-Mail-Postfach weitergeleitet werden, um noch nachvollziehen zu können, wo sich Daten über die Bewerber befinden.
Ein separates E-Mail-Postfach für Bewerbungen bietet sich daher an. Statt einer anonymen E-Mail-Adresse wie Jobs@… oder Karriere@… empfiehlt kirschwerk eine persönliche E-Mail-Adresse mit eigenem Konto nur für diesen Zweck zu verwenden. Zum Beispiel: (Das “bw” steht dabei für “Bewerbung”): Max Mustermann ist also der konkrete Ansprechpartner für Bewerber und hat ein eigenes Postfach für die Korrespondenz mit ihnen. So erfüllt der Arbeitgeber die Anforderungen des Datenschutzes und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Kommunikation mit Bewerbern noch direkter und persönlicher erfolgen kann.
Der kirschwerk Tipp: Wie Sie mehr Bewerbungen erhalten
Um Bewerber-Daten richtig zu schützen, müssen auch Bewerbungen eingehen. Genau das aber ist gerade für Arztpraxen in Zeiten von Fachkräftemangel oft ein Problem. Wer immer wieder Stellenanzeigen ohne Erfolg schaltet, für den empfiehlt sich daher der kirschwerk Podcast und ein kostenloser Kennenlerntermin mit dem kirschwerk Experten für Personalmarketing, Malchus Kern: Gern prüft er mit Ihnen, wo noch Potenzial besteht, damit Sie zukünftig mehr und qualifizierte Bewerbungen erhalten. Diese Erfolgsgeschichte unseres Kunden, eine Zahnarztpraxis aus Brühl, zeigt auf, wie viel das bringen kann.
Mit QMedicus beim Datenschutz immer auf der sicheren Seite
Wir von QMedicus beraten Sie gern dazu, welche Fallstricke es ansonsten in Arztpraxen beim Datenschutz im Umgang mit Bewerbern, Mitarbeitern und Patienten geben kann. Ebenso unterstützen wir Sie sehr gern bei der Erstellung der erforderlichen Dokumente. Auf Wunsch auch als externe Datenschutzbeauftragte. Sprechen Sie uns jederzeit gern an.
